Konsultfabriken

Just now we have a request from one of our Swedish clients for a Process- och verksamhetsutvecklare.

Kund
Locum

Bakgrund
Locum har idag en spridd och inkonsekvent data-/information- och dokumenthantering som påverkar informationssäkerhet, tillgänglighet, tillförlitlighet och spårbarhet bland Locums information. Det gäller även alla former av dokument, från arbetsmaterial till projektdokumentation, beslut och även diarieföring. Detta påverkar organisationens säkerhet, leveransförmåga och effektivitet.

Under en längre tid har flertalet dokumenthanteringsprojekt startats upp på Locum, men haft svårigheter att gå i mål. Det senaste initiativet resulterade i en gedigen rotorsaks-och behovsanalys samt en påbörjad informationsmodellering. Initiativet planerades att resultera i en upphandling av ett nytt systemstöd för alla former av dokumenthantering. Planerna på detta stoppades till förmån för att istället lösa en rotorsak/ett behov, i taget. Det mesta förarbete och analyser är genomförda och nu behöver projektet fatta beslut, utveckla processer och rutiner samt med stort fokus på förändringsledning implementera förändrade arbetssätt och/eller systemstöd för respektive verksamhetsbehov. Samtidigt ska delarna vara en del av en sammanhängande helhet gällande informations- och dokumenthantering.

Projektet ska:
- Utifrån verksamhetens huvudprocesser utveckla och införa enhetliga processer, rutiner och arbetssätt för data, information och dokumenthantering.
- Utreda möjligheterna att nyttja befintliga system för dokumenthantering. Måhända i uppdaterad och/eller anpassad version.
- Analysera hur projektdokument ska hanteras med fokus på branschpraxis, tillgänglighet och informationssäkerhet samt utifrån kommande förvaltnings behov.
- Att Locum säkerställer en godtagbar informationssäkerhet av system och dokument genom hjälpdokument/systemstöd.

Förväntade resultat
Förväntat resultat med projektet är att säkerställa möjliga lösningar för data, information och dokument utifrån redan genomförd rotorsaks - och behovsanalys med de systemlösningar som redan finns i organisationen. Där en möjlig lösning kräver ytterligare insatser i form av upphandlat system eller upphandling av konsulter ska beslutsunderlag och plan på nästa steg tas fram innan implementering. Nedan följer ett utkast på de projektmål som ska uppfyllas:
- Färdigställa informationsmodellering för att säkra en stabil metadatastruktur som bygger på standarder.
- Utreda möjliga vägar till uppgradering av befintliga system, om uppgradering krävs och huruvida Locum kan/bör avropa/upphandla konsulthjälp för konfiguration eller se över möjligheterna att lyfta in den kompetensen i Locum.
- Identifiera branschpraxis (omvärldsanalys) för projektdokumenthantering och förvaltningsdokumentation.
- Etablera livscykelhantering för alla dokument i våra huvudprocesser för att säkerställa korrekthet, tillgänglighet och gallringsprinciper.
- Underlag för beslut om fortsatt plan gällande konfigurering och testning av eventuell förändrad eller tillkommande systemlösning.
- Utföra planerad förändringsledning, implementering och migrering.

Effekter
Projektmålen ovan ska leda till att följande effekter uppnås:
- Varje medarbetare ska veta hur den ska hantera viss information/ett visst dokument under hela dess livscykel
- Data och information har en ägare och processer för upprätthållande över tid
- Den information en medarbetare behöver i sin roll ska vara tillgänglig och korrekt

Uppdragsbeskrivning
Locum AB har ett pågående dokumenthanteringsprojekt (DHP) som nu har kommit till en fas där ett behov av en projektledare finns. Mer detaljerad information om projektet finns att läsa i bifogat dokument "Beskrivning av dokumenthanteringsprojektet (DHP)".

För att lyckas med uppdraget ska erbjuden konsult inneha tidigare erfarenhet av såväl processutveckling som förändringsledning inom offentlig dokumenthantering. För att bevisa uppfyllande av detta krav ska ramavtalsleverantören bifoga referensuppdrag som visar på två separata uppdrag där dokumenthantering i en projektledande befattning har utförts av erbjuden konsult. Uppdrag ska ha varit pågående under de senaste 5 åren.

Ska-krav (Obligatoriska krav):
- Kompetensnivå 4 enligt ramavtal SLL 1670.
- Erfarenhet av att se över/förändra processer, arbetssätt och rutiner för att systematisera dokumentation i offentlig verksamhet inklusive implementation i hela organisationen.
- Erfarenhet av att utveckla, förbättra och förnya systemstöd för dokumenthantering i offentlig verksamhet.
- Erfarenhet av att arbeta med ett agilt förhållningssätt och löpandet leveranser.

Duration: Until the 2021-12-31, with options for 2 x 1 year extensions, up to 2023-12-31.
Start: Expected to start in August 2021.
Place: Stockholm

If you feel qualified for this position or know someone else who is, could you or your colleague please contact me as soon as possible (in Swedish or English) with the following:

• an updated CV in Word format (in Swedish)
• a price per hour
• an availability date

Send your information to michael@konsultfabriken.se

By sending us this information, you agree to allow us, if you are selected, to present this information to our client for this assignment. If you are sending this information on behalf of a third party, you must inform them of this, before sending it to us. 

Back